Organisasi Perpustakaan Sekolah

Organisasi Administrasi Perpustakaan

BAB I

PENDAHULUAN

A.   Latar Belakang

Manajemen memiliki peran bagi setiap organisasi, perseorangan maupun lembaga dalam mewujudkan cita-cita atau tujuan. Perpustakaan sekolah, merupakan salah satu organisasi kecil disekolah yang memiliki tujuan agar dapat memberi pelayanan yang terbaik kepada para pemakainya. Untuk mewujudkan tujuan ini, tentu tidak lepas dari peran manajemen yang memiliki berbagai aspek. Yang menjadi kajian utama adalah bagaimanakah aspek-aspek manajemen dapat diaplikasikan di perpustakaan sekolah sesuai dengan kedudukan atau posisinya dalam struktur sekolah secara keseluruhan.

Dalam menjalankan aktivitas organisasi disekolah  tentu saja sangat berkaitan dengan kedudukan perpustakaan sekolah dalam struktur organisasi sekolah, majemen perpustakaan sekolah dan aspek-aspeknya, serta bagaimana perpustakaan sekolah menjalin kerjasama dengan lembaga lain dalam upaya meningkatkan fungsi dan perannya.

B.    Batasan Masalah

1)    Bagaimana kedudukan perpustakaan di struktur oganisasi sekolah?

2)    Apa yang menjadi aspek-aspek manajemen di sekolah?

3)    Bagaimana anggaran perpustakaan sekolah?

4)    Mengapa laporan kegiatan perpustakaan sekolah dibutuhkan?

5)    Mengapa kerja sama perpustakaan sekolah dengan lembaga lain sangat dibutuhkan?

BAB II

PEMBAHASAN

A.Pengertian Manajemen Perpustakaan Sekolah

          Banyak yang memberikan definisi manajemen, mulai dari yang sederhana hingga definisi yang rinci. Meskipun demikian definisi yang beraneka ragam ini pada hakekatnya mengandung pengertian yang sama. Berikut adalah definisi manajemen:

a.    Definisi Manajemen

1.    Fredik Winslow Taylor

Suatu percobaan yang sungguh-sungguh untuk menghadapi setiap persoalan yang timbul dalam pimpinan perusahaan (dan organisasi lain) atau setiap system kerjasama manusia dengan sikap dan jiwa seseorang sarjana dan dengan menggunakan alat-alat perumusan, analisis, pengukuran, percobaan dan pembuktian

2.    Encyclopedia Of Social Sciences

Manajemen adalah proses pelaksanaan, pencapaian tujuan tertentu yang diselenggarakan dengan pengawasan

3.    George Terry

Manajemen adalah pencapaian tujuan tertentu dengan mempergunakan bantuan orang lain

Dari beberapa definisi tersebut yang dikemukakan oleh para ahli, secara umum memiliki pengertian yang sama. Andaipun terdapat perbedaan, itu adalah semata-mata karena penekanan pada sudut pandang mereka.

b.    Aspek Manajemen

Agar perpustakaan sekolah dapat member layanan yang maksimal kepada pengguna, perlu adanya pengelolaan atau manejemen terhadap segala sesuatu yang ada kaitannya. Kegiatan manajemen atau pengelolaan meliputi beberapa aspek. Walaupun terdapat perbedaan atau variasi mnegenai aspek-aspek manajemen namun pengertiannya sama. Beberapa pandangan tentang aspek-aspek manajemen yang dikemukakan oleh para ahli yang dirangkum oleh Heidjrachman R :

1.    Koontz dan o’donnel

Aspek-aspek manajemen meliputi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan pegawai atau staffing, pengarahan dan pengendalian

2.    Stoner

Stoner mengemukakan bahwa manajemen meliputi aspek-aspek: perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian

3.  Newman

Aspek-aspek manajemen yang dikemukakan oleh newman adalah perencanaan, pengorganisasian, assembling, sumber-sumber, pengarahan, pengendalian

4.    Terry

Terry berpendapat bahwa manajemen adalah meliputi adalah aspek-aspek : perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian

a.      Perencanaan (planning)

Perencanaan merupakan salah satu aspek yang sangat penting dalam proses pengolahan perpustakaan sekolah. Dalam planning diperlukan studi tentang masa yang akan datang dan perencanaan langkah-langkah operasional yang harus dilakukan. Barangkali suatu pertanyaan yang perlu dipikirkan dalam aspek perencanaan ini adalah “kepada siapa pengolahan ini ditujukan” pertanyaan sederhana ini dapat memberikan suatu pedoman bagi pengelola dalam hal ini adalah pustakawan untuk menentukan hal-hal yang perlu dilakukan.

Ada beberapa hal penting dalam hal perencanaan:

1)  Menentukan tujuan perpustakaan sekolah

Tujuan pernyataan Edmunds, akan mengingatkan kepada pengelola terhadap pelayanan yang akan diberikan, dan dalam waktu yang bersamaan, dapat pula membantu pengelola dalam memilih dan menentukan perioritas yang perlu dikerjakan

2)    Mengidentifikasi pemakai perpustakaan sekolah yang akan dilayani, dan mengelola perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan para pemakai

Dalam tahap perncanaan, identifikasi terhadap masyarakat sekolah, guru dan siswa, dan kebutuhannya harus sungguh-sungguh dipikirkan. Kebutuhan siswa berfariasi sesuai dengan usia, kemampuan dan mata pelajaran yang dipelajari termasuk kebutuhan-kebutuhan yang sesuai dengan kurikulum, seperti halnya bahan-bahan untuk referensi, untuk pekerjaan atau tugas, untuk bahan bacaan, untuk rekreasi dan kegemaran.

b) Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian atau pengaturan perpustakaan sekolah merupakan tanggungjawab pustakawan sekolah organizing merupakan aspek manajemen yang menyangkut penyusunan organisasi manusia dan bahan atau materi. Kegiatan ini meliputi:

1)      Pengaturan pelayanan peminjaman yang efisien kepada staf pengajar maupun siswa.

2)      Menyediakan system yang efisien mengenai pelayanan pemesanan bahan atau koleksi yang ada di sekolah dan memberikan sistem peminjaman silang layan (inter-library loan) untuk bahan-bahan yang ada di luar sekolah.

3)      Memberikan system yang fleksibel bagi siswa  baik perorangan maupun kelompok, serta staf pengajar untuk menggunakan perpustakaan sekolah untuk tujuan proses belajar mengajar.

4)      Menjalankan suatu system yang memungkinkan sumber-sumber informasi dalam bentuk perangkat keras (jika dipusatkan) dapat digunakan dengan cara yang sehemat dan seefisien mungkin ke berbagai tempat di sekolah.

5)      Mengatur produksi sumber belajar di dalam perpustakaan sekolah (jika ada)., dan

6)      Mengawasi dan mengatur pekerjaan bagi pustakawan atau staf perpustakaan yang lain (jika ada).

c) Pengaturan Staf (Staffing)

aspek lain dari manajemen perpustakaan sekolah yang perlu diperhatikan oleh sekolah adalah pengaturan staf atau personil. Staffing adalah kegiatan pengaturan, pemantauan dan pembinaan staf sesuai tugas dan tanggung jawab yang diberikan berdasarkan kemampuan dan bidang keterampilan yang dimiliki.

        Dalam kegiatan staffing, seorang pustakawan sekolah harus mengetahui teknik dan proses yang dibutuhkan dalam seleksi dan penerimaan staf, training atau pelatihan staf, berkomunikasi dengan staf, dan pelayanan kepada staf. Dibeberapa sekolah self manajemen merupakan kegiatan yang penting. Unsur penting dalam manajemen personel termasuk: training, motivasi, dan komunikasi.

        Identifikasi terhadap keperluan pelatihan bagi staf perpustakaan mungkin tidak sulit dilakukan, tetapi identifikasi terhadap kebutuhan pelatihan bagi diri sendiri kadang kala lebih sulit dilakukan. Motivasi dan dedikasi adalah unsur lain yang perlu dipertimbangkan dalam kegiatan manajemen perpustakaan sekolah, Marshal berpendapat bahwa hampir di seluruh perpustakaan sekolah, pemberi motivasi adalah merupakan salah satu tugas manajer kepada staf yang ada di perpustakaan. Motivasi yang ditumbuhkan di dalam diri setiap staf akan memiliki dampak positif dan akan sangat berpengaruh terhadap pencapaian tujuan. Staf yang memiliki motivasi kerja yang tinggi akan senantiasa melakukan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya dengan sungguh-sungguh tanpa merasa terbebani. Dengan demikian tujuan utama perpustakaan sekolah, yaitu memberikan pelayanan yang terbaik kepada para pemakai, akan semakin terwujud. Sebaliknya, jika seorang staf tidak memiliki motivasi kerja yang tinggi, dia akan cenderung malas, tidak efektif dan efisien dalam bekerja, asal bekerja tanpa memperhatikan aturan atau ketentuan yang telah ditetapkan, dan pada akhirnya akan menyebabkan orang tersebut menjadi frustrasi.

d) Pengarahan Atau (Directing)

Pengarahan adalah suatu kegiatan atau usaha untuk mendorong orang lain dalam mencapai tujuan tertentu yang telah diterapkan. Dalam konteks perpustakaan sekolah, pengarahan merupakan tanggung jawab pimpinan perpustakaan. Dengan kata lain peran seorang pimpinan benar-benar diperlukan dalam mendorong staf yang dipimpinnya, sehingga mereka dapat bekerja seoptimal mungkin untuk mencapai tujuan yang diinginkan

Kegiatan mengarahkan atau kegiatan memimpin, merupakan tugas yang tidak mudah untuk dilakukan. Seorang pemimpin harus mampu memahami permasalahan yang kompleks dari orang yang dipimpin seperti perilaku, sikap, kebiasaan atau emosi, maupun kebutuhannya. Mengingat banyaknya orang yang dipimpin yang sudah pasti memilikin perbedaan, maka pemimpin harus siap denganmetode atau cara-cara tertentu untuk menghadapi segala kemungkinan yang mungkin timbul atau terjadi.

e) Pengendalian (Controlling)

Pengontrolan merupakan aspek lebih lanjut dari manajemen perpustkaan. Pengontrolan adalah kegiatan meneliti dan mengawasi agar semua tugas dan pekerjaan dilakukan sesuai dengan pertelaan tugas dan peraturan yang ada

B. Kedudukan Perpustakaan Sekolah Dalam Struktur Organisasi Sekolah   

    dan Anggarannya

        a.Kedudukan Perpustakaan Didalam Struktur Organisasi Sekolah

Kedudukan atau posisi perpustakaan sekolah adalah langsung dibawah kepala sekolah dan sejajar dengan bagian-bagian lain seperti bagian administrasi, pengajaran, kesiswaan, dan bagian ko-kurikuler.

Perpustakaan sekolah merupakan salah satu komponen dari sekolah yang letaknya dapat dilihat pada bagan berikut ini:

BP 3

Ka Sekolah

Tata Usaha

Perpustaka sekolah

Urusan Pengajaran

Urusan Kesiswaanaan

Urusan Ko-Kurikuler

Guru Kelas

Murid-Murid

 

           Contoh Struktur Organisasi Sekolah

a.    Anggaran Perpustakaan Sekolah

1.    Mengajukan Anggaran Kepada Kepala Sekolah

Mengajukan anggaran kepada kepala sekolah karena suatu sistem yang berlaku masih memungkinkan adanya pengolahan yang terpusat. Artinya pendanaan untuk semua bidang, baik pepustakaan, olahraga, kesenian dan lain-lain, ditentukan dalam suatu anggaran sekolah secara keseluruhan

2.    Usaha Sendiri

Merupakan sesuatu yang sangat baik apabila perpustakaan sekolah mampu memperoleh  tambahan dana dengan usaha sendiri. Banyak sekali cara yang dapat dilakukan untuk memperoleh tambahan lain. Misalnya dengan kegiatan pemberian jasa dalam perolehan informasi

3.    Kerjasama Dengan Pihak Luar

Menjalin kerjasama  dengan pihak lain merupakan usaha yang sangat baik dalam rangka memperoleh tambahan dana pengembangan perpustakaan

C.Kerjasama Dengan Lembaga Lain

      Beberapa hal prinsip yang harus dipertimbangkan dalam membina kerjasama dalam instansi atau lembaga lain:

1.    Objektif Dan Resmi

Suatu rencana kerjasama yang akan dilakukan harus merupakan keinginan dari kedua belah pihak. Oleh karena itu segala sesuatu yang menyangkut kerjasama tidak boleh bertentangan dengan kebijaksanaan yang dijalankan oleh pimpinan kedua instansi tersebut

2.    Tertib Dan Disiplin

Hubungan kerjasama akan dapat terselenggara dengan lancar dan selekstif apabila kedua belapihak menjunjung tinggi ketertiban dan kedisiplinan bekerja

3.    Saling Menguntungkan

Simbiose mutualisme perlu ditanamkan dalam upaya menjalin kerjasama. Kesan atau anggapan lembaga harus mendapat keuntungan dari lembaga lain

4.    Kesinambungan

Kesinambungan hubungan sebaiknya tetap dijalin, sehingga suatu saat jika diperlukan dan memungkinkan dapat dilakukan kerjasama lagi

D.Laporan Kegiatan Perpustakaan Sekolah

Beberapa hal pokok yang mencerminkan seluruh kegiatan perpustakaan sekolah :

1.  Dasar Dilakukannya Kegiatan

Pada bagian awal sebuah laporan, perlu diuraikan kembali secara singkat dan jelas hal-hal yang mendasari dilakukannya suatu kegiatan atau program.

2.  Pelaksanaan Kegiatan

Pelaksanaan kegiatan merupakan bagian yang amat fital karena bagian inilah yang bisa memberikan gambaran tentang jalannya suatu kegiatan secara keseluruhan. Hal-hal yang perlu dimuat diantaranya adalah jenis kegiatan yang dilakukan, proses pelaksanaannya tepat waktu mengalami habatan, sukses ataupun gagal

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan :

Terdapat berbagai macam definisi manajemen, namu pada dasarnya istilah tersebut mengandung aspek-aspek yang sama, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengaturan staf, pengarahan, dan pengendalian. Sebagai suatu system, sekolah terdiri atas berbagai komponen (unsur) yang satu sama lain berbuhungan dengan erat

Perpustakaan sekolah perlu mengadakan kerja sama dengan berbagai perpustakaan dan pusat informasi serta lembaga-lembaga lain yang terkait dengan tujuan untuk memuktahirkan koleksi, pengetahuan, kemampuan dan keterampilan para pustakawan sekolah. Kerjasama ini hendaknya dilandasi dengan beberapa prinsip demi kelancara kerjasamanya, yaitu : objek dan formal, terbit dan disiplin, saling menguntungkan, dan berkesinambungan

Brewer, Margaret L. dan Willis, Sharon O. 1970. The Elementary School Library. The Shoe String Press. Inc`     

Davies, Ruth Ann. 1974. The School Library Media Center A Force For Educational Excellence. New York: R.R Bowker Co